Método UEPS
El método últimas entradas, primeras salidas depende de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.
Al usar la expresión “último en entrar, primero en salir” no se hace referencia al supuesto concerniente al movimiento de los artículos, sino más bien al supuesto del movimiento de los costos.
Los defensores del método sostienen que durante los períodos o ejercicios de costos y precios cambiantes se producen estados de resultados más expresivos si se aplican los costos corrientes a las ventas, lográndose una mejor asociación de gastosa e ingresos.
4. Control Interno de Inventarios:
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.6
Todos estos controles
que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos
de ventas y producción, hasta la operación de un sistema de costo por el
departamento de contabilidad para la determinación de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las
funciones generales de este sistema son: Planeamiento, compra u obtención,
recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Seguidamente se define cada una de estas funciones:
a. Planeamiento:
La base para planear
la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye
el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el
departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
b. Compra u obtención
En la función de
compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas:
Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de
materiales que se quieren y Compras, que consiste en colocar la orden de compra
y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.
c. Recepción
Es responsable de las siguientes acciones:
1. La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
2. La elaboración de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación de los materiales.
3. La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.
d. Almacenaje
Las materias primas
disponibles para ser procesadas o armadas ensambladas, así como los productos
terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de
almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo
siguiente:
1. Comprobación de las
cantidades que se reciben para determinar que son correctas.
2. Facilitar el almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.
3. Extracción de materiales contra la presentación de
autorizaciones de salida para producción o embarque.
e. Producción:
Los materiales en
proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, el control interno de
los inventarios, incluye en esta área lo siguiente:
1. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.
2. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios, puedan ser debidamente ajustados en los registros.
3. La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costos y los procedimientos de control de producción.
f. Embarques
Todos los
embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque,
debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
g. contabilidad
Con respecto a los
inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios,
a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición,
producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la
determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en
que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá
ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas
son esenciales para las utilidades.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.7
Con un software de control de inventario es posible registrar todos los detalles que se necesitan saber de los movimientos de los productos: cuentas de egresos y de ingresos, arqueo de caja y su respectivo saldo, apertura de la caja; también cargar las señas que los clientes dejan para la reserva de un producto.
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